人手不足が囁かれる医療業界。病院の規模を問わずスタッフの採用に頭を悩ませる医院は多い。少数精鋭で医療現場をまわすため、今注目を浴びているのが会計の自動化である。

今回は、神奈川県座間市と、千葉県木更津市、そして栃木県下野市で眼科を開業する「医療法人社団　蒔北会」理事長の蒔田万理様と、事務長の蒔田峻也様に「セミセルフ自動精算システム」の導入に至ったきっかけや、成果について話を伺った。

 

会計業務の作業効率化のため、セミセルフ自動精算システムを導入

「医療法人社団　蒔北会」に属する3院の中で、最初にセミセルフ自動精算システムを導入したのは、神奈川県にある「まきた眼科　座間院」だ。

「スタッフ不足で受付や会計業務に時間が掛かってしまい、診療を終えた患者様をお待たせしてしまうことが課題でした」と、蒔田理事長。

医療法人社団　蒔北会 理事長 蒔田万理様

座間院の1日の利用者は60人〜80人ほど。スタッフは正職員、派遣職員合わせて9名いるが、診察や患者様のサポートなど仕事の幅が広いため、受付カウンターに多くの人員を割り振ることは難しい。

そのため、来院受付でカウンターが慌ただしくなると、会計時に患者様の待ち時間が長くなる。会計待ちのストレスを考えると、患者様の満足度を上げるには自動精算システムの導入が望ましかった。

それに加え、レジの締め作業の負荷も問題だった。レセプトコンピューターとレジの金額が合わない場合、その場に居合わせたスタッフ全員で原因を探さなければならない。照合作業も大変だが、釣銭ミスの場合は、患者様からの信用を失うことにもつながる。

自動精算システムは金銭に関する人的ミスを減らし、患者様の満足度を上げながら業務効率化を叶えられるため、導入の検討を行った。

 

導入の決め手は「画面の見やすさ」「操作の簡単さ」「省スペース設計」

大学病院などの大規模な病院ならば自動精算機は効率的ですが、私どものような街のクリニックに受付業務の全自動化が必要かと問われると、必要ではないと感じます。一人ひとりの患者様とコミュニケーションを取りながらも、患者様のペースで会計ができて、ストレスなく医院を後にしていただく。セミセルフ自動精算システムで十分、理想が叶うと思いました」

操作はとても簡単で、スタッフがレセプトコンピューターで作成した領収書のバーコードを読み取り、患者様に会計を行ってもらうだけ。画面に大きく表示された「会計」ボタンを患者様が押せば支払いが完了する。

口頭で「現金で払うよ」と言われることもあるが、患者様と同じ画面が受付スタッフに共有されているため、患者様に代わって操作可能だ。

「受付カウンターにいながら、患者様のご要望に添えるのはメリットだと思います」と蒔田事務長。

受付カウンターに置けるコンパクトなサイズ感だからこそ、患者様のサポートが無理なく行えるのも利点だ。

 

スタッフのレジ研修がほとんど不要に

「セミセルフ自動精算システム」の導入により得られる恩恵は、受付業務以外にも多数ある。

蒔田事務長は「画面操作が簡単で、直感的な操作が可能なため、スタッフ研修が大幅に時間短縮できた。それが一番の価値かもしれない」と語る。

直感的な操作が可能なシンプル設計で、誰にでも使いやすい「セミセルフ自動精算システム」。研修要らずの簡単な操作性は、受付スタッフ以外でも作業が可能で、カウンター業務がスムーズに進むと、現場の声をいただいた。

「セミセルフ自動精算システム」導入以前は、新人スタッフが入るたびに指導者が隣に付いてレジ操作を教えていたが、現在は画面を見ながら一度説明するだけで理解をしてくれるため、研修の必要がなくなったそうだ。

「スタッフに指導をしなくていいのは、本当に楽ですね。これまでのレジ操作は、研修が必要だったり、新人スタッフには先輩スタッフを指導係として付けたりと、覚えるまでにサポートが必要でした。セミセルフ自動精算システムは、画面を見ればすべて分かるので、教育のために掛かっていた時間や人的コストを削減できました。

先日の話ですが、患者様の対応に追われていて、会計業務にまで受付スタッフの手が回っていなかったとき、会計で待つ患者様がいることに気付いた検査室の看護師が、機転を利かせて会計業務をしていました。普段別の仕事をしているスタッフが『セミセルフ自動精算システム』の導入によって、会計業務ができるようになったのは喜ばしいことです。院内の業務が円滑に進むようになったと感じています」

担当者しかできない業務があると、その業務のカバーに時間がかかってしまう。特に会計業務など複雑であればあるほど負担が大きくなり、全体の業務効率が落ちてしまう。専門性が不要なセミセルフ自動精算システムであれば、誰でも会計業務を行えるようになり、こうしたリスクを軽減できる。

 

レジ締め作業の時間が大幅に削減し、人的ミスが0に

開院中の会計業務の時間短縮はもちろん、閉院時のレジ締め作業でも業務効率化に貢献している。レセプトコンピューターで作った情報を元に患者様自身で会計を行うために、違算問題が発生しないという利点は大きい。また、残置設定ができ毎朝の釣銭準備も不要なため、スタッフの負担が減った。

「導入前は、レセプトコンピューターとの数字合わせや現金の集計作業に手間が掛かり、レジ締めが毎日のストレスでした。レジとレセプトコンピューターの金額が合わなかった場合、どこで間違いがおこったのかを突き止めなければなりません。スタッフ全員が残って作業を行わなければならず、残業代も掛かっていましたが、今は自動精算で釣銭ミスがないため、締め作業での違算がありません。患者様との金銭トラブルもなくなり、スタッフの残業を削減できました」と蒔田事務長。

たとえば時給1,200円のスタッフ5名を、1か月の労働日数の20日、毎日15分間ずつ残業させた場合の1年間の経費は、

（1,200円の残業割増賃金1,500円÷4）×5（人）×20（日）×12（か月）＝450,000円　になる。

あくまでも概算ではあるが、人件費削減にも貢献する。

仕事がしやすい環境は、スタッフの心に穏やかなゆとりをもたらす。余裕が生み出す効果は、患者様への寄り添った対応にもつながる。

スタッフの残業が増えている場合や、引き継ぎコストがかかっている場合、サービスの向上を図りたい場合などにも、「セミセルフ自動精算システム」が強い味方になるだろう。

 

患者様の満足度が向上。他院でも導入を目指す

「セミセルフ自動精算システム」の導入により、診察後の待ち時間が短縮され、患者様からも好意的な意見が寄せられている。今後は木更津院や石橋院にも導入する予定だそうだ。

「みなさんスーパーやコンビニエンスストアでセルフレジに慣れていらっしゃるため、セミセルフ自動精算システムも問題なくご対応いただけました。ご自身で操作を行っていただけるため、会計作業もスムーズな様子です」と蒔田理事長。

導入前に掛かっていた時間と比べると、一人あたり約半分の時間で会計を行えるようになった。来院者全員で考えると、1日当たり1時間以上の時間短縮が実現した。受付スタッフもほかの業務に専念できるようになり、クリニック全体で業務効率化ができて運営が改善したと、日々実感している。

こうしたメリットは、患者様の満足度に大きく貢献していると蒔田理事長は言う。

「診察前に待たせてしまったことに対しては診察で対面したときにお詫びすることができますし、診察を丁寧に行うことでお待ちいただいた心理的負担を軽減できますが、診察後にはお詫びする機会がありません。貴重な時間を割いてご来院いただいているのですから、会計時までお時間をいただくのは私どもも心苦しいです。患者様の満足度を考えると、いかにスムーズな対応ができるかを考えるのも大切です」

さらに、蒔田理事長はこう続ける。

「これは医療機関だけではなく、飲食店や小売業など、サービス業全般に共通して言えることだと思います。セミセルフ自動精算システムは、お客様と対面される業種や、レジ締め作業が負担だと感じられている店舗すべてにおすすめできます」

医療機関はもちろん、さまざまな店舗や施設で会計業務は頻繁に発生する。金銭が発生する重要なタイミングで、顧客にストレスを与えないことが今後の成長に大きく影響することは言うまでもない。

ナテックはスムーズな会計を実現する「セミセルフ自動精算システム」を筆頭に、今後もお客様のご要望に応えたソリューションをお届けしていく。

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