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フルタイムだけでなく、在宅勤務や時短勤務など多様な働き方を取り入れている企業ほど、従業員の勤怠管理の方法について悩んでしまう場面があるでしょう。従業員が円滑に働ける職場環境を提供し、勤怠管理の負担を軽減させるには勤怠管理システムの導入を検討してみるのも1つの方法です。

勤怠管理システムを導入することで、個々の従業員の労働時間を正確に集計でき、不正打刻や過重労働の防止につながります。また、給与システムなど他のシステムと連携することで業務の効率化を図れるようになり、コストの削減にもつながるでしょう。

この記事では、勤怠管理システムの基本的な特徴や必要性、機能、導入のメリット・デメリット、選び方のポイントなどを紹介します。自社が抱える課題を洗い出し、システムの導入によってスムーズな勤怠管理を行ってみましょう。

ナテックでは、勤怠管理をよりラクに、より楽しく行える勤怠管理システム「FUN勤怠」を提供しています。「勤怠管理を見直したいけれど、どのようなシステムを選べばよいのか分からない」など、勤怠管理についてお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

 

 

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の就業に関するデータを記録し、労働時間を適切に管理するためのシステムのことです。そもそも勤怠管理とは、出勤・退勤時刻、シフトの調整、休暇申請などを管理することを指しますが、Excelやタイムカードで管理するのは従業員数が多い企業ほど手間がかかります。

勤怠管理に関するさまざまなデータを一元的に管理し、業務の効率化や負担軽減を図るために勤怠管理システムは活用できるものです。勤怠管理システムを導入すれば、在宅勤務や時短勤務など多様な働き方にうまく対応できるようになり、業務のデジタル化を推進できます。

 

記録・管理すべき勤怠項目

勤怠管理は従業員の労働時間を適切に管理するために行うものであり、労働基準法や労働安全衛生法などで定められている出勤簿に記載する要件を満たしておく必要があります。具体的な項目として、次のものが挙げられます。

主な勤怠項目

• 労働時間数
• 始業時間、終業時間
• 日別の時間外労働時間数
• 日別の休日労働時間数
• 日別の深夜労働時間数　など

法律で定められた項目以外にも、シフトの調整や休暇申請などさまざまな項目を管理するのが勤怠管理です。

 

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムは大きく分けると、タイムレコーダー型・オンプレミス型・クラウド型があります。タイムレコーダー型は出勤・退勤の時刻だけを記録するためだけのものであり、導入に手間がかからない一方で他のシステムとの連携ができないなどのデメリットがあるでしょう。

オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築して管理するタイプのものであり、自社が抱える課題に応じて機能を設定できます。ただし、導入にかかる時間やコストの負担が大きい場合があります。

そして、クラウド型はWebを介した勤怠管理システムであり、自社でサーバーを用意する必要がないのが特徴です。Webに接続できる環境があれば導入を速やかに行えますし、初期投資コストを抑えることができるでしょう。ただしサービス提供会社のクラウドサーバを使うことから月額のランニングコストが発生してしまいます。

また、オンプレミス型と比較をすると情報漏えいのリスクが高まりやすくなるため、セキュリティ対策をしっかりと行う必要があります。

 

多くの企業が勤怠管理システムを導入している

働き方改革などに取り組む流れのなかで、在宅勤務や時短勤務など多様な働き方が普及しつつあります。そのため、従来の勤怠管理の方法ではそれぞれの従業員の労働時間を管理することが難しくなっており、一元的にデータを管理できる勤怠管理システムの導入が、多くの企業に広まっているのです。

管理職や従業員にとって働きやすい職場環境を生み出すことは、企業全体の生産性を向上させることにつながります。勤怠管理システムの基本的な仕組みを理解したうえで、導入を検討していくことが大切です。

 

勤怠管理システムの目的と必要性

勤怠管理システムを新たに導入するには、目的を明確にしておくことが重要です。導入することでどのような効果が得られるかが分かれば、従業員の理解を得ながら勤怠管理のフローを変えていけるでしょう。

ここでは、勤怠管理システムを導入する目的と必要性を解説します。

 

法令を遵守するため

2019年に働き方改革関連法が施行されたことによって、従業員の労働時間の管理や把握がより厳しく見られるようになったと言えます。勤怠管理システムを導入すれば、アラート機能が備わっているものもあるため、残業時間の多い従業員にあらかじめ注意を促せるようになるでしょう。

また、労働基準法などの改正によって、従業員の労働時間を正確に把握することが企業には求められています。違反をした場合の罰則が設けられているため、企業は厚生労働省が定めるガイドラインに沿った適切な記録が必要です。

法令に則って勤怠管理を行うには、法改正などのタイミングで自動的にアップデートされる勤怠管理システムを選ぶほうが便利だと言えます。

時間外労働の上限規制については、以下の記事でも詳しく解説しています。

▼関連記事：時間外労働の上限規制とは？企業がとるべき対応についても解説

 

従業員の労働時間を適正に保つため

勤怠管理システムを導入すれば、従業員の労働時間を適正に保つことにつながります。労働時間を正確に記録し、把握をすれば過重労働を防ぐのに役立つでしょう。

ICカードやスマートフォンなどを打刻方法として用いることができるタイプのものもあるため、従業員にとっても手間がかからないと言えます。

 

人事・労務管理を効率化するため

従業員数が多い企業ほど、手作業で勤怠管理を行おうとすれば、多くの手間がかかってしまいます。従来のタイムカード方式と比べて、勤怠管理システムを導入すれば工数を大きく削減することにつながり、人事や労務管理にかかる負担の軽減につながります。

フレックスタイム制などの複雑な雇用形態にも対応でき、労働時間の集計や分析を進めやすくなるでしょう。給与システムと連携を行えば、給与計算業務の省力化が期待できます。

 

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムにはさまざまな機能が備わっており、主な機能として以下のものが挙げられます。

勤怠管理システムの主な機能

• 打刻機能
• 勤務状況の集計
• 有給休暇取得の申請・管理
• シフト作成・管理
• 残業時間や未消化有給休暇のアラート機能

各機能について、それぞれ解説します。

 

打刻機能

打刻機能は、従業員の始業・終業時間を把握するためのものです。パソコンだけでなく、ICカードやスマートフォンでの打刻が可能なシステムもあるため、自社の勤務形態に応じたものを選んでみましょう。

 

勤務状況の集計

勤怠管理システムには、勤務状況を集計する機能が備わっています。従業員の労働時間や残業時間、休日労働時間を自動集計することで、リアルタイムで勤務状況を把握できます。

また、個々の従業員の残業時間を把握するだけでなく、チーム全体の残業時間から業務に偏りがないかなどをチェックすることも可能です。業務の割り当てを見直すときにも役立つでしょう。

 

有給休暇取得の申請・管理

有給休暇の取得申請や取得日数を手作業で管理するのは大変です。勤怠管理システムのなかには、有給休暇の申請などを従業員がスマートフォンから行える機能が備わったものもあるので、有効活用してみましょう。

 

シフト作成・管理

従業員数の多い企業では、シフトの調整や作成を行うのに多くの時間がかかる場合があるでしょう。シフトの作成や管理に関する機能が備わった勤怠管理システムを選べば、シフトに関する業務の負担軽減につながります。

 

残業時間や未消化有給休暇のアラート機能

従業員の残業時間が超過しそうな場合や、未消化の有給休暇が残っている場合にも勤怠管理システムは役立つでしょう。アラート機能が付いているものを選べば、働き過ぎを防止し、有給休暇を積極的に取得しやすい環境を整えることにつながります。

 

勤怠管理システム導入の6つのメリット

勤怠管理システムを導入するメリットとして、次の6つの点が挙げられます。

導入する6つのメリット

• 労働時間を正確に集計できる
• コストを削減できる
• 不正打刻を防止できる
• 法改正への対応が可能
• 従業員の過重労働防止と働きやすさ向上につながる
• 他システムとの連携ができる

それぞれのメリットを解説します。

 

労働時間を正確に集計できる

勤怠管理システムを導入すれば、労働時間の正確な記録や集計を行えるようになります。また、クラウド型やネットワーク環境で使用するオンプレミス型のものであればリアルタイムで集計結果を確認でき、すぐに修正を行えるため、入力ミスなどへの対応もスムーズになります。

最新の勤務状況を常に把握できるため、業務改善につなげやすくなるでしょう。

 

コストを削減できる

紙タイムカードと比べて勤怠管理システムを導入すれば、データを自動で集計することが可能です。それまで手作業で労働時間や残業時間の集計をしたり、確認を行っていたりした作業を省力化できます。

手作業で集計する際に発生する計算ミスや、勤怠管理業務にかかっていた人件費などのコストを抑えることにもつながり、業務の効率化を図れるでしょう。

 

不正打刻を防止できる

タイムカード型の打刻方式の場合、例えば遅刻をしたとしても別の人が代わりに打刻をすることで不正打刻ができるといった難点があります。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、特定の端末以外では打刻ができないなどの設定を行えるため、不正打刻の防止につながります。静脈認証や指紋認証、顔認証カメラなどさまざまな打刻用の端末が勤怠管理システムと連携しています。

 

法改正への対応が可能

労働に関する法改正はたびたび行われるものであるため、その対応を人の手で行うのは大きな負担になることも考えられます。勤怠管理システムのなかには、法改正が行われるたびに自動でアップデートしてくれる製品もあるため、業務の負担を増やさずに法令に則った運用を行うことが可能です。

 

従業員の過重労働防止と働きやすさ向上につながる

従業員の勤務状況を正確に把握できる仕組みを整えれば、残業時間の多い従業員を早期に発見できるようになります。過重労働を防ぎ、働きやすい職場環境を維持する点でも勤怠管理システムは役立ちます。

特定の従業員だけに業務が偏ってしまえば、健康管理に悪影響を及ぼす恐れがありますし、モチベーションの低下にもつながるでしょう。素早く問題を見つけ、状況の改善につなげることが大切だと言えます。

 

他システムとの連携ができる

勤怠管理システムを活用することで得られたデータは、給与システムや人事評価システムなどと連携が行えます。個々のシステムで同じデータを入力する作業を省けるので、業務の効率化につながります。

 

勤怠管理システム導入の3つのデメリット

勤怠管理システムを導入することで多くのメリットを得られる一方で、事前に注意しておきたいデメリットも存在します。どのような点に気をつければよいかを解説します。

 

導入にコスト・工数がかかる

初めて勤怠管理システムを導入する場合、初期費用やメンテナンスのためのコストがかかります。また、初期設定を行うための工数や、実際に稼働させるまでに一定の時間も必要です。

勤怠管理方法の変更に伴い、従業員に使い方を周知するために説明会を開いたり、不具合が発生したときの問い合わせに対応したりする負担も生じます。導入後の運用も含めて、サポートを受けられる勤怠管理システムを選ぶほうが無難です。

 

費用対効果が見えにくい

勤怠管理システムの導入は、あくまで従業員の勤務状況の把握や働きやすさの向上に役立てるためのものです。そのため売上のアップなどの直接的な成果が見えにくく、導入による費用対効果を計測しづらい部分があるでしょう。

ただ、一定期間運用することで残業時間の削減や、管理業務にかかる手間の軽減といった部分で成果を測ることもできるため、継続的に検証を行っていくことが大切です。

 

自社の就業規則に対応しきれない場合がある

クラウド型の勤怠管理システムを導入した場合、ある程度サービス内容が固定化され、システムの仕様が自社の働き方に合わない場面もあるでしょう。システムで対応できないところは手作業でカバーしなければならず、負担が増加するケースもあります。

そのため、勤怠管理システムの導入を検討する際は、自社の就業規則を確認したうえで必要な機能などが備わっているかをチェックすることが大切です。また、必要に応じてシステムの機能をカスタマイズできる拡張性に優れたものを選ぶとよいでしょう。

ナテックの「FUN勤怠」は、企業ごとに必要な機能に合わせたカスタマイズのご相談も受け付けております。まずは「FUN勤怠」の製品情報をご確認ください。

 

勤怠管理システムの選び方 6つのチェックポイント

勤怠管理システムを選ぶときは、以下の点を事前にチェックしておくことが大切です。

6つのチェックポイント

• 自社の課題や目的に合ったシステムか
• 導入・運用コストが適正か
• 使いやすいシステムか
• 他システムとの連携ができるか
• しっかりとしたサポートが受けられるか
• 法改正に対応しているか

各ポイントについて解説します。

 

自社の課題や目的に合ったシステムか

勤怠管理システムの導入を検討するときは、まずは自社が抱えている労務管理上の課題を洗い出すことが重要です。課題解決に結び付く機能を備えたシステムを選ぶ必要があるためです。

導入する目的が曖昧なままでは、不要な機能を備えたシステムを選んでしまう恐れがあり、無駄なコストが発生するリスクもあるでしょう。そのため、自社の課題を精査したうえで、導入目的に合ったシステムを選ぶことが大切です。

 

導入・運用コストが適正か

勤怠管理システムの導入や運用におけるコストはそれなりにかかるため、利用できる機能と予算のバランスを考えながら慎重に検討していく必要があります。実務においてシステムを使用する現場の従業員の意見も交えながら、費用対効果をしっかりと精査することが欠かせません。

 

使いやすいシステムか

勤怠管理システムは、すべての従業員が使用するものであるため、使いやすさについても事前にチェックしておく必要があります。新たなツールを使うことに苦手意識を持つ従業員もいるため、誰にでも使いやすいシステムであるか、操作性などをあらかじめ確かめておきましょう。

 

他システムとの連携ができるか

業務効率化を進めていくには、導入を検討する勤怠管理システムが他のシステムと連携できるかという点も確認しておきましょう。給与システムなど、すでに自社で使用している他のシステムと連携ができれば、よりスムーズな業務の効率化につながります。

 

しっかりとしたサポートが受けられるか

初めて勤怠管理システムを導入するときは、導入時の設定や導入後のトラブルなどに対応してくれるサポートがあるかもチェックしておきましょう。システムの使い方に関する問い合わせや、自社の働き方が変わったときの対応など、困ったときにすぐにサポートしてもらえるシステムを選ぶほうが安心だと言えます。

 

法改正に対応しているか

労働基準法をはじめ、労働に関連した法令はさまざまなものがあります。そのため、導入を検討する勤怠管理システムが最新の法改正などにきちんと対応しているか、今後の法改正にも自動対応できるものであるかをチェックすることも大切です。

 

勤怠管理システムのメリットを活かして業務の適正化を

勤怠管理システムのメリットについて知ったうえで、「どの勤怠管理システムを選べばよいのか分からない」という方も多いでしょう。ナテックの「FUN勤怠」「PitTouch Pro3®」なら、これら勤怠管理システムのメリットを最大限に得られます。

 

労働状況の”見える化”

ICカードでスピーディーに打刻した勤務状況は、リアルタイムで確認が可能です。遠隔地の勤務状況も確認できるため、一括して管理ができます。労働時間の設定基準を超過した場合は赤色で表示するなど、労働状況の"見える化"で過重労働防止に。

 

勤怠管理担当者の負担を大幅に削減

従来のような手作業での集計や管理が不要になるため、担当者の負担を大幅に減らします。今までは工数のかかる作業だったうえに人的ミスのリスクもあった入力・集計作業も、簡単操作ですぐに結果を確認できます。労働時間の集計ミスは給与金額に直結するため、給与未払い問題など大きなリスクが伴います。

 

法改正への対応済み

企業として法令遵守のために必須となる、法令の改正に担当者が対応するのは大変なもの。「FUN勤怠」なら、働き方改革での改正労基法にも対応しています。

 

給与システムと連携可能

打刻データはCSVファイルで出力が可能。各給与システムに対応したフォーマットで出力できるため、手間いらずで簡単にデータの連携ができ、さらなる業務の効率化を進めます。

ナテックの勤怠管理システム「FUN勤怠」は、分かりやすいインターフェースで簡単に操作することができ、「勤怠管理システムってなんだか難しそう」と感じている方にも安心です。

さらに詳しく知りたい方は、ぜひこちらからご相談ください。

 

まとめ

従業員にとって働きやすい職場環境を提供し、管理業務の負担を軽減するには、勤怠管理システムの導入も1つの方法です。自社が抱える労務管理上の課題を明らかにしたうえで、課題解決につながるシステムの導入を検討してみましょう。

勤務状況の記録や集計、他のシステムとの連携などが行えるシステムを選ぶことで、業務の効率化や管理業務の省力化につながるはずです。この記事で紹介した選び方のポイントなどを参考にしながら、自社に合った勤怠管理システムを選んでみましょう。