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手書きの勤務表をシステム化し工数が1/2に。勤怠管理システムで働き方改革を推進
既存のサービスの推進に留まらず、時代のニーズを捉えた商品・サービスを先駆けて提供し続ける株式会社アールエスエス。オフィス用品の販売代理店業や、流通業・小売業を営む会社を支える商品開発やサービス提供、ミネラルウォーターの宅配事業など、多様な商材・サービスを開拓し続けている。
顧客満足度だけでなく従業員満足度も重視している同社は、2023年4月にナテックの勤怠管理システム「FUN勤怠」を導入した。社長の大久保英二様と管理部取締役の大久保洋子様に勤怠管理システム導入に至った背景や、導入後に得られたメリットなどを詳しく伺った。
手書きの勤務表が労務担当の負担に。業務効率化を目指して
アールエスエスでは、打刻式のタイムカードではなく手書きの勤務表を使用していた。手書きで勤務実績を残すことで、社員一人ひとりの労務管理の意識を高めるのが狙いだった。
しかし、労務は責任者と担当者の2人体制で、実際に現場で集計作業を行うのは1人だったため、業務負担が大きいのが課題になっていた。
「月末の締め日にまとめて勤務表を書く社員が多く、記載のミスや漏れが散見されました。そのため労務担当者が、書いた本人に内容を確認する手間と労力がかかっていました」と大久保洋子様。
月末の締め日を終えてから給与ソフトへ集計した勤務時間を入力していく際は、1人の担当者が一つひとつ手作業で行っていく。社員への確認作業を含めると業務量が多くなってしまい、1週間から10日くらいは勤怠管理に費やしていた。
こうした人的コストを抑え、労務担当の負担を減らして労務管理しやすい状態にするべく、勤怠管理システムの導入を検討することとなった。
ランニングコスト不要でシンプルな操作性が導入の決め手に
多くの勤怠管理システムを比較検討したが、どれも操作が難しそうなのが懸念点だった。かつ月々のランニングコストが高いことも不安材料になっていた。
「ランニングコスト型のシステムだと月額は安く見えるのですが、年間12か月で計算するとそれなりの費用になります。できれば買い切りのシステムがいいなと考えていました」
ナテックの勤怠管理システム「FUN勤怠」は買い切りなので、ランニングコストの心配はなかった。シンプルな操作性も魅力だった。
「システムに明るくはない担当者が一から導入を進めていくとなると、うまく操作できるか、難しいシステムを使いこなせるかといったポイントも気がかりでしたが、だれでも使える設計で安心感がありました」
買い切り型であり操作性が高いことが決め手になり、ナテックの勤怠管理システムが選定された。
専任担当者によるカスタマイズで、複雑な勤務体系にも対応
勤怠管理システムの導入を決めてから実際に稼働をスタートするまでの期間は2か月足らずで、スムーズに進行した。導入にあたって生まれる疑問は逐一電話で問い合わせし、基本的にはその場で解決していった。
「導入してからもサポートしていただき、丁寧な対応に感動しました。場合によってはリモートで打ち合わせをする場を用意してもらって、担当者に相談しています。一般のカスタマーセンターでは電話するたびに担当者が変わって説明する手間が発生しがちですが、専任の担当者がついてくれるので安心してサポートが受けられました」
自社に合わせてカスタマイズした点も多い。内勤や外回り営業のように勤務時間がある程度固定された職種もあれば、2交代制の工場勤務のシフトも存在する同社では、あらゆるシフトに対応できる仕組み作りが欠かせなかった。
「『ここはこうできませんか？』というこちらの要望に都度真剣に向き合ってくれたので、シフト対応含めアールエスエス向けのシステムを作っていくことができました。型にはまったシステムではなく、使う会社に合わせていろんな事情に対応できるのは、ナテックさんの強みだと思います」
ナテックへ電話すればすぐに担当者につながり、わからないところはすぐに解決できるため、不便さを感じることは少ないと言う。
「ユーザーにとってわかりやすい設計と丁寧なサポートのおかげで、システムに慣れていない担当者でもどんどん理解できるようになっていきました。今ではほとんど困ることはなく、導入した本社、支店すべてで上手に活用が出来ています」と大久保洋子様。
勤怠管理の改善に加え、給与管理システムとの連携も実現したことで、勤怠管理から給与管理システムにデータを移行してから約2日で給与振込業務に着手できるようになった。以前は4～5日近くかかっていたため、大きな工数減になり業務効率化に貢献した。
「以前は勤怠を締めたあと手書きのデータを一枚一枚入力していたので、工数は約半分以下に減りました。これがシステム導入によるもっとも大きい成果です。間違いも減り、人的ミスの解消にもつながりました」
社員の労務管理意識が向上。停滞しがちな働き方改革の後押しに
大久保洋子様は「新しく勤怠管理システムを導入したことで社員の労務への意識も向上したと思います」と語る。
「自分でカードを直接かざすことで、今までになかった労務管理意識が芽生えたのでしょうね。自分がどれくらい働いたかが確認できますし、手で書く手間がかからなくなったこともあり、業務効率化によって働き方改革の後押しになったと感じます」
勤怠管理システムを管理する労務担当者にも変化があった。打刻を誤ってしまった場合は労務担当に申告する仕組みなのだが、従業員とのコミュニケーションが増えて働きやすさが向上したと言う。
勤怠管理システムを導入したことで、給与体系の見直しも推進された。今後も給与明細のペーパーレス化や請求書のデジタル化など、さまざまなシステムを導入することで企業の働き方改革を進めていく予定だそうだ。
「機械化などの改革は、まずは利益を生み出す事業部門から進めていきたいと考えています。その後は管理部門にも導入し、会社全体が良くなるように変化させていき、ゆくゆくはボタンひとつで操作が可能な仕組み作りが出来れば理想ですね」と大久保洋子様。
社員一人ひとりの幸せも追求しているアールエスエスは、細かい作業の多い管理部門の社員の働きやすさや、工数、残業時間の負担に悩む社員など、すべての社員が働きやすく、生活が豊かになることを目指す。
「デジタル化は導入に労力が求められます。すでに根付いている業務をデジタル化するのは大変なことですが、社員が働きやすくするために必要な変化だと考えています」と大久保英二様は語る。
代表取締役社長 大久保英二様
シフトが煩雑な工場などを持つ中小企業におすすめしたい
大久保洋子様は勤怠管理システムについて「中小企業全般におすすめですが、特に複数のシフトやランダムなシフトで勤務する工場などにおすすめしたいです」と太鼓判を押す。
「年間カレンダーを入れる機能が装備されていて、シフトごとにカレンダーを読み込み、チェックが出来るようになっています。打刻にミスなどがないかも都度確認ができ、シフトが複雑でも困ることはありません。特に人数が少ないとコストパフォーマンスもよいなと感じます」と大久保洋子様。
社内SEや専門家のいない中小企業では、多機能で複雑なシステムを使いこなすのは難しい。自社に最も適したやり方にカスタマイズでき、システムに不慣れな人でも抵抗なく操作できるシンプルな設計の勤怠管理システムのほうが、無理なくスムーズに活用できて業務効率化に貢献する。
中小企業における労務や総務は、1人で兼任するケースも多い。人力だと細かく手間のかかる管理部門業務も、システムを活用すればボタン一つで完了するようになる。デジタル化するまでの過程では苦労する点も多いが、懇切丁寧なサポートが受けられるナテックの勤怠管理システム「FUN勤怠」であれば、導入までの工数も最小限に留められる。
大久保英二様は「働き方改革では労務管理の工数をカットしたり、残業時間を減らしたりすることも大事ですが、ひいては社員の給与を上げ、生活を豊かにしていくことが求められています。企業側も、それに応えていかなければならないと考えています」と語る。
働き方改革の波はさらに加速しており、業務効率化は企業にとって必要不可欠な取り組みの一つだ。予算と人員の限られる中小企業の支援のためにも、ナテックは新たな機器の開発や既存機器の改良、他機器との連携強化などに取り組み続ける。
