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仕出し・宅配向け販売システムの導入で、納品書等作成の業務時間が半分以下に
1962年に創業した新橋食品株式会社は、寿司・折詰・弁当の販売や催事用等の仕出しを行う老舗だ。千葉・東京を対象に弁当を配達するだけでなく、ZOZOマリンスタジアムにもフードショップを出店し、人気を博している。
同社が2024年4月に導入したのが、ナテックの手掛ける飲食向け宅配管理システム「ファンづくり宅配人」。なぜ「ファンづくり宅配人」が導入されたのか、どのような効果をもたらしたのか、日々納品書・受領書・領収書等の作成を行う外商 事務担当の清宮様に詳しく伺った。
社内システムのばらつきや請求書作成等による残業が課題に
今回新橋食品株式会社が導入したのは、顧客分析機能を備えた仕出し・宅配業向けの販売管理システム「ファンづくり宅配人」だ。
2019年頃まで、同社では注文内容を紙の表に記入し、紙で管理するというアナログな作業を行っていた。コロナ禍に入ると、アナログを脱却。営業担当が外出先でも入力できるよう、Google Driveを活用するようになった。
社内のDX化は進んだが、依然として問題が残る。固定顧客20～30社を対象に毎日弁当を届ける「日替わり担当」の部署と、大型イベントの際に2000～3000食分の仕出しを行う「外商」担当の部署でシステムが全く統一されていなかったのだ。そこで、一括でシステムを管理したいというところから、2023年秋に『ファンづくり宅配人』の導入検討が始まった。
「それだけではありません。私は請求書や納品書の作成に追われ、残業を余儀なくされていました。残業しないために、どの工程を削っていくのか。そういった点も導入前の課題でした」
平均約4分半かかっていた納品書一式の作成業務が約1分45秒に短縮
新橋食品株式会社 外商 事務担当 清宮様
導入システムの比較検討にあたり、清宮様は納品書一式の作成にどれだけ時間がかかるか実際に計測してみたという。
「プロジェクトの旗振り役である社員とともに、ストップウォッチを使って時間を計りました。結果、以前のシステムでは平均約4分半かかっていた納品書作成が、『ファンづくり宅配人』を導入すれば平均約1分45秒に短縮できることが判明しました」
導入はソフトのインストールのみで、手間はかからなかった。操作感に関しても、「ファンづくり宅配人」は旧システムによく似ていたため、慣れるのに時間は要しなかったと清宮様は語る。
現在、『ファンづくり宅配人』を利用しているのは主に清宮様と、「日替わり担当」の社員、そして経理担当スタッフの3名だ。
「他部署と問題点を共有し、連携しながらシステムを活用しています」
時短に繋がった分、月末請求書のチェックに時間をかけられるようになった
「ファンづくり宅配人」の導入は、どのような効果をもたらしたのだろうか。
「まず、請求書や納品書作成において大幅な時短に繋がりましたね。旧システムでは、納品書は納品書、受領書は受領書と1枚1枚作成しなくてはなりませんでした。一方、『ファンづくり宅配人』では納品書・受領書・領収書が3連で出力されます。1日10～15件の注文を処理することを考えると、この差は非常に大きくなります。実際、他の従業員から『仕事が早くなったね』と言われるようになりました」
業務効率化を実現できた分、月末請求のチェックに時間が割けるようになったと清宮様は述べる。月の20日頃に一度月末請求を出力し、注文台帳と一つひとつ見比べることでミスを潰せるのだ。
「商品と金額がマスタ登録されているため、注文台帳の金額が異なっていても気づきやすくなりました。たとえば、マスタ登録では1000円になっているけれども、注文台帳だと980円と記載されている商品がある。そんなとき、担当者にすぐ間違いを確認できるため、ミスが減ってきました。これまでは、1000円の商品が980円で台帳に記入されていても、素通りしてしまっていましたから」
月末請求に関しても、1件1件打ち込むことなく一括で処理できるため、入力の誤りが低減したという。「ミスの撲滅は、会社の信用に繋がります」。そう清宮様は続ける。
電話番号検索で、顧客情報を迅速に照会
導入前は予想していなかった効果についても、清宮様は実感している。
「以前は、お客様から『前回と同じ商品でお願いします』『前回と同じ場所に届けてください』と注文された際に、検索するのが大変でした。『何月のご注文でしたか？』と伺って、注文台帳を引っ張り出し、該当する月の1日から30日まで1枚1枚めくりながら調べなくてはならなかったのです。ですが、『ファンづくり宅配人』ですと電話番号の下4桁を打ち込んだだけで、一発でお客様の情報が表示されるため、とても助かっています」
迅速に顧客情報を検索できるようになり、「お客様をお待たせすることもなくなりました。顧客満足度の向上にも寄与しています」と清宮様は微笑む。
さらに、納品書をやりとりするドライバーからの評判も上々だ。旧システムの場合、納品書はA4サイズで出力されていたため、折ってからドライバーに渡していた。だが、「ファンづくり宅配人」ではA4サイズを3枚にカットする形で請求書・納品書・受領書が出力される。結果、ドライバーから「前の納品書よりも見やすくなった」と声が上がったという。
「サポート面でも不満はありません。『もっとこういう風にしてほしいな』と思ったときは、システム担当者様に連絡すれば即対応していただけます」
今後について、「受注業務に合うよう都度アップデートしてほしい」と清宮様は語り、システムの進化に期待を寄せる。
納品数や顧客数の多い企業、DX化を目指す個人・少数企業におすすめしたい
「様々な部署のシステムをひとつに統合したい」という想いから始まった「ファンづくり宅配人」の導入。いま、「日替わり担当」の部署では、調整を重ねながら「ファンづくり宅配人」を旧システムの仕様へ徐々に近づけている真っ最中だ。
「一つひとつ要望を聞いていただきながら、すり合わせを行っています。請求書作成等は確実にできていると思いますので、そちらももう統合の最終段階です」
導入から現在を振り返って、「仕事が早くなったことに満足しています」と清宮様は締めくくる。
「弊社のように、納品数やお客様数の多い会社や、データを活用したいという個人・少数企業におすすめです」
業務効率化に特化したシステムと充実したサポート。その強みを武器に、ナテックは今後も様々な企業の課題を解決するべく奮闘していく。
